A. Pendahuluan
Pentingnya Manajemen Informasi dalam Perusahaan
Pengenalan Pada Manajemen Informasi
Informasi (termasuk data) adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer, selain Manusia, Material, Mesin dan Uang. Sumber daya manusia, material, mesin dan uang digunakan istilah sumber daya fisik sedangkan Informasi dan data dengan istilah sumber daya konseptual. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumber daya yang lain. Semakin besar skala operasi perusahaan, manajer semakin mengandalkan informasi dan sangat mungkin menggangap informasi sebagai sumber daya mereka yang paling berharga.
Manajemen Informasi
Adalah seluruh aktifitas memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat (McLeod, 1998)
- Pentingnya Manajemen Informasi dalam Perusahaan
Ada 2 alasan kenapa para manajer sekarang ini, memberikan perhatian yang semakin besar terhadap manajemen informasi.
Alasan pertama: Kompleksitas kegiatan bisnis yang semakin meningkat yaitu:
1. Pengaruh Ekonomi Internasional
2. Persaingan Dunia
3. Kompleksitas Teknologi yang Meningkat
4. Batas waktu yang Singkat
5. Kendala kendala Sosial
Alasan kedua: Kemampuan komputer yang semakin baik
Peranan Manajer dalam Pengelolaan Manajemen Informasi
Dalam pengelolaan manajemen informasi pada perusahaan , manajer sangatlah berperan penting, sehingga untuk mendukung hal tersebut manajer harus memiliki beberapa keahlian dan pengetahuan manajemen.
Sumber daya manajemen ada 2:
Sumber daya fisik : manusia,mesin,material,uang.
Sumber daya konseptual : informasi(termasuk data).
Peranan manajer mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan secara efektif. Sebagai tindak lanjut dari peranan manajer maka perlu adanya usha penataan sumber daya termasuk didalamnya manajemen informasi yakni berupa:
-Sumber daya harus di susun sedemikian rupa sehingga setipa saat di perlukan dapat segera dimanfaatkan dan perlu dilakukan modifikasi.
-sumber daya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin.
-sumber daya harus selalu diperbaharui.
Keterampilan Manajemen
Keterampilan manajemen ada 2 : keahlian komputer dan keahlian informasi.
Di jaman yang sudah mengandalkan teknologi serba canggih ini,komputer adalah alat yang wajib bisa di kuasai.karena hampir semua perusahaan menggunakan komputer untuk menjalankan pekerjaan. Manajer dan sistem informasi,sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu,contoh:perusahaan manufaktur.setiap sistem memiliki batas-batas luar yang memisahkannya dari lingkungannya.tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen sistem yang sama,namun secara umum bisa di gambarkan terdiri dari sumber daya input(masukkan),proses transformasi dan sumberdaya output(keluaran).
Seorang manajer yang berhasil banyak memiliki keahlian, tetapi ada dua yang mendasar yaitu komunikasi dan pemecahan masalah.
A. Keahlian komunikasi
Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan dan tertulis. Komunikasi tertulis meliputi laporan, surat, memo, e_mail dan terbitan berkala. Komunikasi lisan terjadi saat rapat, menggunakan telpon,voice mail,meninjau fasilitas, makan bisnis, dan kunjungan sosial.
B. Keahlian Pemecahan Masalah
Pemecahan masalah (Problem Solving) sebagai semua kegiatan yang mengarah pada solusi suatu permasalah. Masalah dianggap sebagai sesuatu yang buruk , karena sedikit yang menganggap masalah sebagai sesuatu untuk meraih kesempatan.
Masalah secara negatif sebagai suatu kondisi atau kejadian yang berbahaya atau mungkin membahayakan suatu perusahaan , atau secara positif sebagai sesuatu yang menguntungkan atau mungkin menguntungkan . Hasil dari aktifitas pemecahan masalah adalah solusi. Selama pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (Decision Making), yaitu tindakan memilih dari beberapa alternatif tindakan. Keputusan (Decision) adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih.
Pengetahuan manajemen
Ada dua jenis pengetahuan manajer yang merupakan kunci di dalam manajemen informasi menggunakan komputer yaitu : Mengerti komputer dan mengerti informasi.
Mengerti komputer yaitu pengetahuan mengenai komputer yang mencakup pengertian mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer, serta kemampuan menggunakan komputer dsb.
Mengerti informasi yaitu pengetahuan yang meliputi bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, di mana informasi diolah, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.
Manajer dan Sistem
Ahli-ahli manajemen sering mengatakan bahwa seorang manajer harus memandang organisasinya sebagai suatu sistem.
A. Pengertian Sistem
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang saling terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu oerganisasi seperti perusahaan atau area fungsional dalam perusahaan ( Pemasaran, Sumber Daya Manusia, Keuangan, Manufaktur, dll) cocok dengan definisi ini.
B. Elemen Sistem
Sebuah sistem tidak memiliki kombinasi elemen yang sama, tetapi memiliki susunan dasar yang sama. ( Input, Output, Transformasi, Mekanisme pengendalian, Tujuan)
Sistem Perusahaan
Tanggung jawab utama manajer adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai tujuannya. Berbagai usaha diarahkan untuk membuat berbagai bagian perusahaan bekerja sama seperti seharusnya. Manajer adalah elemen pengendali dalam sistem, yang bertugas menjaga sistem agar tetap berjalan dan bergerak menuju tujuannya.
Sistem perusahaan berada dalam satu atau lebih sistem lingkungan yang lebih besar, dan sistem perusahaan juga terdiri dari sistem yang lebih kecil atau sub sistem . Walaupun setiap subsistem memiliki tujuan masing-masing, tetapi tujuan-tujuan subsistemnya mendukung dan memberi kontribusi pada tujuan keseluruhan.
Sistem perusahaan merupakan sistem Lingkaran tertutup karena memiliki 3 elemen kontrol dan juga merupakan sistem terbuka karena dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya.
Pandangan Sistem ini,
1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerjaan.
2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik
3. Menekankan pentingnya kerja sama semua bagian dalam organisasi
4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya.
5. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup.
Data dan Informasi
Data dan informasi telah digabungkan dalam pengelompokan jenis-jenis sumber daya , namun keduanya tidak sama. Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.
Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi(information processor). Pengolah Informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem koseptual, yang meliputi elemen-elemen komputer, elemen-elemen non komputer dan kombinasinya.
Sistem Informasi dan Elemen Sistem Informasi
Sesungguhnya yang dimaksud dengan sistem informasi tidak selalu melibatkan komputer. Sistem informasi yang menggunakan komputer biasa disebut Sistem Informasi berbasis Komputer (Computer Based Information Systems atau CBIS).
Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah
organisasi (Alter,1992), Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik (Turban,Mc clean, dan Wetherbhe 1999). Istilah sitem informasi juga sering dikacaukan dengan sistem informasi manajemen (SIM). Kedua hal ini sebenarnya tidak sama. SIM merupakan salah satu jenis sistem informasi.
Sistem informasi sebagai sebuah sistem memiliki elemen-elemen :
- Perangkat keras (hardware)
- Perangkat lunak (software)
- Prosedur
- Orang
- Basisdata
- Jaringan komputer dan komunikasi data
Evolusi Sistem Informasi berbasis Komputer
A. Fokus Awal pada Data
Pada awal perkembangannya (pertengahan abad dua puluh) penggunaan komputer hanya terbatas untuk aplikasi akuntansi. Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah pengolahan data elektronik atau electronic data processing (EDP). Istilah lain, Sistem Informasi Akuntansi (SIA), digunakan untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi pengolahan data perusahaan. SIA menghasilkan beberapa informasi, sebagai produk sampingan dari proses akuntansi.
B. Fokus pada Informasi
Seiring dengan berkembangnya teknologi komputer yang memiliki kemampuan proses yang lebih cepat, maka muncul konsep SIM yang menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen disetiap area fungsional dan level aktivitasnya.
C. Fokus pada Pendukung Keputusan
Michael S. Scott Morton, Anthony Gorry dan Peter G. W. Keen, ilmuwan informasi pada Massachusetts Institute of Technology (MIT) memformulasikan konsep yang disebut sistem pendukung keputusan atau decision support system (DSS). DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer. Manajer tersebut dapat berada di bagian mana pun dalam organisasi – pada tingkat mana pun dan dalam area fungsional apa pun.
D. Fokus pada Komunikasi
Pada saat DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada aplikasi komputer yang lain : otomatisasi kantor atau office automation (OA). OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktifitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.
E. Fokus pada Konsultasi
Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI), bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar atau expert system (ES), mendapat paling banyak perhatian. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu area. Sebagai contoh, sistem pakar dapat menyediakan bagi seorang manajer sebagian bantuan yang sama seperti yang diberikan oleh seorang konsultan manajemen.
Upaya Pencapaian Sistem Informasi Berbasis Komputer
Sistem informasi berbasis komputer berkembang melalui tahapan-tahapan,analisis,rancangan,penerapan, dan penggunaan.Tahapan-tahapan tersebut dinamakan siklus hidup sistem dan dapat dilakukan oleh pemakai sendiri atau pemakai bekerja sama dengan spesialis informasi.
C. Kesimpulan
Dari serangkaian informasi diatas, kita dapat menyimpulkan bahwa
1. Sistem informasi manajement merupakan bagian terpenting dari segala aspek yang berhubungan dengan usaha. baik itu secara organisasi, individu, maupun dengan mitra usaha.
2. penerapan dan pengoperasian SIM cukup mahal dan sulit. Upaya yang diperlukan agar SIM berjalan dengan baik harus dipikirkan dengan matang-matang.
3. Secara ringkas, Sistem informasi memiliki 3 tujuan utama yaitu menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan, perencanaan, dan pengambilan keputusan.
4. Sistem infomarsi menajemen dibeberapa perusahaan besar setidak-tidaknya memiliki 5 komponen yaitu : pemrosesan data, pelaporan manajement, pendukung dalam pengambilan keputusan, otomatisasi kantor, dan sistem pintar.
5. Sistem Informasi Manajemen memiliki dua fungsi.
Fungsi pertama adalah fungsi pengumpulan data internal maupun eksternal perusahaan secara sistematik yang secra periodic mengalami penyesuaian, seperti barang-barang inventori, biaya harga, jumlah dan trend produksi, serta jumlah tenaga kerja didalam perusahaan.
Data-data eksternal seperti perilaku perusahaan pesaing, tren pasar, tren demografi termasuk didalamnya perilaku konsumen, hukum-hukum atau undang-undang yang diberlakukan dalam dunia bisnis, setra misalnya perubahan terjadi pada perusahaan penyuplai barang dan transportasi.Fungsi kedua adalah pemprosesan datamenjadi informasi yang bermanfaat bagi para pengambil keputusaan manajemenen.
Fungsi pertama adalah fungsi pengumpulan data internal maupun eksternal perusahaan secara sistematik yang secra periodic mengalami penyesuaian, seperti barang-barang inventori, biaya harga, jumlah dan trend produksi, serta jumlah tenaga kerja didalam perusahaan.
Data-data eksternal seperti perilaku perusahaan pesaing, tren pasar, tren demografi termasuk didalamnya perilaku konsumen, hukum-hukum atau undang-undang yang diberlakukan dalam dunia bisnis, setra misalnya perubahan terjadi pada perusahaan penyuplai barang dan transportasi.Fungsi kedua adalah pemprosesan datamenjadi informasi yang bermanfaat bagi para pengambil keputusaan manajemenen.
Data-datang yang telah dikumpul kemudian diklasifikasikan, diolah, dan dianlaisis atas dasar fungsi-fungsi tertentu sesuai dengan kepentingan perusahaan. Hasil dari kedua fungsi terseut kemudian disajikan dala suatu bentuk laporan yang membuat informasi-infomasi penting yang yang dibutuhkan perusahaan, terutamanya bagi pengambil keputusan dan manajemen perusahaan.
